Корпоративный портал и Электронный документооборот Worklite Systems - новые методы внедрения

Можно с удивлением взирать на удивительные подвиги людей, с которыми мы общаемся, работаем и просто проводим время. Логика и алгоритм их поведения, которые хоть и могут быть, на первый взгляд, достаточно примитивными, но зачастую приводят нас к настолько продуктивному результату, что хочется потратить любое количество своего драгоценного времени, чтобы перенять этот опыт и знания в будущем.

При работе с документом в организации, мы, также следуя определенному алгоритму, стремимся провести его по всему «жизненному циклу». Удачное прохождение документа и финал такого цикла обеспечивает благо как для компании в целом, так и для каждого сотрудника в отдельности. Успех выражается и в комфортабельности выполнения рабочих обязанностей, приятной зарплате, да и просто в удовлетворении от результатов собственной работы.

Для обеспечения скорости и доступности выполнения текущих задач сотрудников компании, широко используются различные программные средства по автоматизации предприятия. Одним из направлением по автоматизации являются системы компании Worklite Systems: Электронный Документооборот (СЭД) Worklite Docs и Корпоративный портал Worklite Portal.

Например применение СЭД обеспечивает простоту и прозрачность не только при работе с документом, но и при выполнении своих задач, постановки/контроля поручений другим сотрудникам компании.

При всем положительном эффекте от внедрения подобных информационных систем, как СЭД, следует обратить внимание на то, что внедрение такого «киборга» в устоявшийся «организм» бизнес-процессов компании, чревато неприятием и непониманием рядовыми сотрудниками необходимости и эффективности всего проекта в целом. Более того, очень часто в начале проекта по внедрению таких информационных систем как СЭД, требуется пересмотр существующих рабочих процессов с целью их оптимизации, что позволяет упростить работу сотрудников на всех этапах. Отчасти такие улучшения вызывают непривычные шаги в работе участников бизнес-процесса, это-то и влечет первичное отторжение. Для того чтобы свести эти риски внедрения к минимуму, обеим сторонам (и заказчику, и исполнителю проекта) следует обсудить все нюансы, посмотреть на проект глазами партнера и заранее обозначить все возможные неудобства (логические и технические) с целью их дальнейшего устранения в будущем.

Используя такой прием по перестановке взглядов «заказчик-исполнитель», можно выделить три основных пункта, являющихся существенным порогом внедрения Систем электронного документооборота на платформе MS Sharepoint 2013:

1. Исполнителю необходимо изначально понимать то, что заказчик ориентируется в своих требованиях по функциям СЭД на уровне обычного сотрудника среднего звена. И, как следствие, невозможность им восприятия того, что технические особенности внедрения системы управления документами нуждаются в дополнительных пояснениях, а лучше в примерах «на пальцах». Любое недопонимание или «упущение мелочей» на первом этапе, несет в себе риски увеличения сроков внедрения проекта, а иногда и его бюджета.

2. Нельзя допускать компромиссного подхода ко всем элементам проекта на каждом этапе. Имеются в виду, как материалы, так и услуги: подробная документация, техническое сопровождение, оперативное обновление элементов и модулей документооборота и.т. д

Любой из вышеперечисленных элементов связанных с внедряемой инфраструктурой электронного документооборота - может и должен быть в обязательном порядке.

3. И наиболее важный пункт: заказчик еще до начала проекта «видит» конечный результат внедренной системы. И любое, даже визуальное, несоответствие двух картинок (реальной и представляемой) будет восприниматься как «не ожидаемый», негативный результат. В некоторых случаях так и происходит, что чревато дополнительными объяснениями исполнителя проекта и «защите» результата.

Чем более расплывчаты изначальные требования, тем проще достигнуть условного, но не менее туманного, результата. А если, изначально и в процессе ведения проекта, требования были максимально детализированы, то возможности для маневра, в ходе исполнения задач, у исполнителя, стремятся к нулю. Таким образом, чем точнее описаны и зафиксированы требования заказчика, тем меньше шансов завершить проект в неприемлемом виде. Естественно, реализация любых частей всего внедрения происходит в наименее комфортном для исполнителя и максимально качественном для заказчика стиле.

Тактика, в частности, используемая инженерами из компании Worklite Systems, предполагает подобную методику модели внедрения при запуске и ведении сложных проектов в достаточно сжатые временные сроки.

Подобное моделирование в процессе внедрения, позволяет полностью прогнозировать результаты работ в синтезе с наиболее эффективным использованием необходимых бизнес-процессов в специфике компании. Данная модель внедрения была опробована в нескольких крупных проектах заказчиков (до 1000 пользователей работающих в системе электронного документооборота и распределенной структурой на территории РФ).

По отзывам представителей организаций, у которых по данной схеме была проведена интеграция продукта WorkLite Docs и его индивидуальная настройка под требования заказчика: "Перестановка слагаемых в элементах связки «заказчик-исполнитель» оказалась настолько удачным и эффективным организационным решением, в рамках взаимодействия наших компаний, что мы стали совершенно без дискомфорта смотреть на какие бы то ни было сложные интеграционные задачи, которые могут иметь место в будущем.

Процесс интеграции такой сложной системы как электронный документооборот, оказался настолько простым и легким, что сейчас с улыбкой вспоминаем сомнения, которым мы подвергались в процессе формирования требований и выбора решения”.

В завершении хочется еще раз затронуть тему использования опыта нашего окружения с максимальным эффектом. Лучше пойти по протоптанной дорожке и попробовать сценарий взаимодействия с интегратором, описанный выше, чем пытаться «изобрести свой велосипед» при внедрении сложных информационных систем