Документированная информация — основа управления компаний, предприятий, учреждений — на информации и служебных документах базируются управленческие решения.

Под документооборотом в строительстве, как и в любой другой организации, понимают формирование документов, их заполнение, регистрацию, сопровождение, копирование, перемещение и хранение.

Сегодня такого набора канцелярских функций для ведения дел недостаточно — необходимо составлять бумаги, чертежи, графики, контролировать действия и исполнителей, разделять экземпляры для заказчиков, поставщиков, генподрядчиков, субподрядчиков, поставщиков ресурсов, банков, органов власти, организовывать хранение

• Плюс учитывать наряды, акты выполненных работ, акты скрытых работ, заявки на материалы, взаиморасчеты, правовые, административные бумаги, дополнения, изменения к ним
• Плюс планировать, анализировать, распространять
• Плюс вести документацию одновременно по нескольким объектам...

масштабы работы с документами в строительных компаниях намного больше, чем на любых других предприятиях.

Решение вопроса

Выполнять все вышеперечисленные операции в полном объеме вручную сложно или даже невозможно — как показывает практика, на работу с документами тратится порядка 75% рабочего времени. Это особенно актуально для исполнительной документации, в которой фиксируются соответствие каждой операции строительного процесса требованиям проектной, подготовительной, рабочей документации, инженерных изысканий, градостроительного плана, технических регламентов. Решить проблему можно с помощью https://gaskar.group/ru/exon — компания занимается автоматизацией исполнительной документации в строительстве.

Преимущества перехода на электронный документооборот

Программный модуль, отвечающий за документооборот:

• Обрабатывает документацию на каждом этапе выполнения договора;
• Напоминает о сроках;
• Составляет финансовые, календарные, ресурсные планы;
• Формирует отчеты;
• Учитывает нормативы;
• Рассчитывает себестоимость, стоимость выполненных работ;
• Отражает движение товарно-материальных ценностей;
• Проверяет правильность и полноту ввода данных;
• Стандартизирует документацию;
• Защищает информацию;
• Создает единое информационное пространство и доступность в любой момент времени для заинтересованных сотрудников;
• Организует поиск нужных документов по заданным параметрам;
• Делает работу сотрудников прозрачной;
• Предотвращает утерю документов и пр.

Он в разы сокращает время для поиска, увеличивает точность, оперативность обработки данных, устраняет дублирование и избыточность информации.

Нужно обозначить один момент — согласно Градостроительного кодекса присутствие бумажных журналов, актов и т.д. на строительных участках обязательно — подпись на них обозначает личную ответственность и достоверность указанных сведений. Автоматизация помогает в формировании таких документов, создании шаблонов, распечатке необходимого числа копий.

Основные статьи затрат

Переход на электронный документооборот связан с расходами на приобретение:

• Программного обеспечения (ПО);
• Дополнительную технику, необходимую для внедрения ПО;
• Обучение персонала;
• Администрирование и обслуживание системы.

Вложенные средства в среднем окупаются в сроки от трех месяцев до нескольких лет.

По мнению специалистов, уже скоро обсуждение эффективности электронного документооборота будет выглядеть так же, как сегодня выглядело бы обсуждение эффективности телефонной связи.